TL;DR

Os cinco erros mais comuns ao selecionar um ATS são: (1) comprar para hoje em vez dos próximos 12–24 meses, (2) ignorar a conversão e a UX mobile, (3) perseguir o hype da IA em vez de automação repetível, (4) subestimar implementação, migração e gestão da mudança, e (5) pular a devida diligência em relatórios, conformidade e integrações. Corrija com uma scorecard, um piloto com vagas reais, medindo conversão e fazendo perguntas baseadas em cenários.

Introdução: por que as decisões sobre ATS dão errado

Se o recrutamento é o coração do crescimento, o seu ATS é o sistema circulatório. Ele direciona candidatos, entrega feedback e mantém os hiring managers alinhados. Sob pressão — uma onda de contratações ou prazos da diretoria — muitas equipes “compram rápido e se arrependem devagar”. O maior custo oculto não é a assinatura, e sim o aumento do time‑to‑hire, a má experiência do candidato e a fricção interna causadas por uma escolha errada.

Erro 1 — Comprar para hoje, não para os próximos 12–24 meses

O que acontece: a avaliação considera as próximas 4–6 semanas, não os 12–24 meses de crescimento. A ferramenta serve para hoje, mas engasga quando as requisições dobram, surgem novas unidades ou a conformidade fica mais rígida.

Sinais de alerta

• Workflows rígidos que não podem ser adaptados por equipe ou cargo;
• Sem permissões por função nem aprovações para posições sensíveis;
• Controle limitado do career site; suporte fraco a multimarcas/multilíngue;
• Preço que salta abruptamente após certos limites de assentos ou vagas.

Como corrigir

• Projete volume e complexidade: contratações/trimestre, equipes, locais, idiomas;
• Teste de estresse de workflows: adicione etapas, roteiros de entrevista e aprovações sem ajuda do fornecedor;
• Modele o preço a 12–24 meses: solicite um cenário detalhado;
• Pilote casos extremos: vaga de alto volume e vaga confidencial.

Perguntas para fornecedores

• “Como gerimos workflows por equipe sem consultoria?”
• “O que quebra quando passamos de 10 para 40 vagas abertas?”
• “Mostre como adicionar uma etapa de conformidade e um gate de aprovação.”

Erro 2 — Ignorar a experiência do candidato e a conversão

O que acontece: o back‑office parece ok, mas o formulário é longo, lento ou pouco amigável no mobile. Os candidatos desistem — elevando silenciosamente o custo por contratação e o time‑to‑fill.

Sintomas

• Tempo de candidatura no mobile acima de 5–7 minutos;
• Sem salvamento automático, sem indicador de progresso, confirmações confusas;
• Redirecionamento para domínio de terceiros que quebra a confiança e o branding;
• Sem dados estruturados/SEO para vagas.

Como corrigir

• Meça a conversão: impressões → cliques → candidaturas → pré‑seleções;
• Enxugue o formulário: peça apenas o que ajuda a decidir; o restante fica para etapas posteriores;
• Teste em smartphones reais: priorize velocidade e clareza;
• Melhore a descoberta: career site rápido e com marca, usando marcação JobPosting.

Checklist de experiência do candidato

• Candidatura em < 5 minutos (mobile)
• Confirmação clara e próximos passos definidos
• Acessibilidade (contraste, rótulos, navegação por teclado)
• Schema.org para vagas
• Branding consistente (domínio, tipografias, tom)

Erro 3 — Confundir hype de IA com automação repetível

O que acontece: a demo brilha com buzzwords, mas na prática nada acelera: você continua copiando/colando, peneirando CVs e cobrando os stakeholders.

O que realmente agrega valor

• Redação de vagas assistida por IA (inclusiva e orientada a competências);
• Parsing, matching & scoring que pré‑seleciona e sinaliza incompatibilidades;
• Triagens automatizadas (agente telefônico ou vídeo assíncrono) com resumos úteis;
• Alertas inteligentes (“candidato inativo”, “gargalo na etapa técnica”).

Como testar

• Entregue duas vagas reais e 10 CVs anônimos;
• Peça uma short‑list ao vivo e um resumo de decisão para o gestor;
• Cronometre: se não economizar minutos na demo, não economizará horas em produção.

Atenção

• Score “caixa‑preta” sem controles (pesos, must‑have vs nice‑to‑have);
• IA incapaz de produzir resumos auditáveis.

Erro 4 — Subestimar implementação, migração e gestão da mudança

O que acontece: o produto é bom, mas a adoção emperra. Gestores não entram, workflows ficam pela metade e dados antigos ficam presos em CSV.

Custos ocultos

• Semanas limpando imports e mapeando campos;
• Planilhas paralelas porque os relatórios não ficam prontos;
• Feedback por e‑mail/DM em vez de dentro do ATS.

Como corrigir

• Plano 30‑60‑90: quem configura etapas/modelos/permissões; quando migrar; quem treina gestores;
• Equipe piloto: 1–2 equipes medidas por time‑to‑hire e satisfação do candidato;
• Suporte de migração: imports de teste, mapeamento e plano de rollback;
• Modelos prontos: e‑mails, scorecards e cartas de oferta antes do go‑live.

Alavancas de adoção

• Faça do ATS a fonte da verdade (decisões dentro da ferramenta);
• Reuniões semanais curtas para desbloquear pendências;
• Vitórias rápidas: automatize a triagem de uma vaga de alto volume e comunique o ganho.

Erro 5 — Ignorar relatórios, conformidade e integrações

O que acontece: semanas após o lançamento, a diretoria pede conversão por fonte — ou o jurídico solicita trilha de auditoria — e o ATS não consegue responder sem exports manuais.

Inegociáveis

• Dashboards essenciais: time‑to‑hire, conversão por etapa, aceitação de propostas, qualidade das fontes;
• Exportabilidade: CSV e/ou API sem taxas punitivas;
• Trilha de auditoria: quem mudou o quê e quando; notas estruturadas; critérios de decisão;
• Privacidade e retenção: consentimento GDPR, regras de retenção, direitos do titular;
• Integrações: job boards, calendários, SSO, export para HRIS/folha.

Como corrigir

• Construa na demo o relatório mensal com dados de exemplo;
• Verifique propriedade dos dados e políticas de retenção (anon. automática após X meses);
• Assegure SSO e controles de acesso por função;
• Mapeie o pós‑oferta: export limpo para o HRIS.

Scorecard simples para escolher o ATS certo

Multiplique a nota × o peso, some e compare. A melhor ferramenta é a que reduz passos e converte mais candidatos — não a do slide mais bonito.

Perguntas estilo RFP para cada fornecedor

1. Mostre uma candidatura mobile do início ao fim — quanto tempo leva?
2. Configure dois workflows distintos (engenharia + vendas) com aprovações — ao vivo.
3. Pontue 10 CVs anônimos para uma vaga real e produza um resumo de uma página.
4. Demonstrar triagem automatizada (telefone ou vídeo assíncrono) e resumos de IA.
5. Monte o relatório mensal (time‑to‑hire, conversão, ROI das fontes) e exporte‑o.
6. Percorra o GDPR: consentimento, retenção, solicitações de titulares e logs de auditoria.
7. Conecte calendário/SSO em um sandbox; mostre o export para HRIS.
8. Apresente um plano 30‑60‑90 com marcos de migração.

Onde a VanillaHR se encaixa

• Redação assistida, parsing e matching & scoring para short‑lists rápidas;
• Triagem telefônica automatizada (agente de IA) e entrevistas em vídeo assíncronas com resumos legíveis;
• Career site entregue para você, SEO‑friendly, com candidatura mobile fluida;
• Workflows & relatórios personalizados, além de suporte à migração para adoção rápida.

Conclusão

Escolher um ATS não é marcar caixas. É reduzir o time‑to‑hire, melhorar a conversão do candidato e aliviar o trabalho manual em todo o funil. Evite os cinco erros, rode um piloto com scorecard e você saberá rapidamente qual plataforma realmente acelera as contratações.